MS-Project : suivi de projet en 30 secondes

Beaucoup d’utilisateurs de Microsoft Project ne savent pas à quel point c’est parfois un outil très simple pour réaliser des opérations qui seraient horriblement complexes autrement. Un exemple typique que j’ai rencontré récemment : après avoir planifié un projet, il s’agit d’en assurer le suivi (pour comparer la réalisation avec la planification, une opération bien utile).

En fait, c’est assez simple à condition de savoir par quel bout prendre le sujet. Il faut commencer par savoir que MS-Project comporte une fonction de sauvegarde de la planification. Après avoir décrit votre projet en phase de préparation (créé les tâches, fixé leurs dépendances, leurs durées, etc.), vous pouvez simplement enregistrer cet état comme référence pour le suivi (en utilisant le menu Outils, option Suivi, option Enregistrer la planification initiale...).

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A partir de ce moment-là, si vous demandez à afficher le Gantt suivi (menu Affichage, option Gantt suivi), vous verrez se superposer deux barres : celle du bas ne peut plus être modifiée, elle garde l’information de planification initiale ; celle du haut permet de faire apparaître les dates et durées de réalisation. La comparaison est directe comme sur l’exemple ci-dessous :

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Chaque fois que vous modifierez les informations d’une tâche vous pourrez ainsi immédiatement rapprocher la planification initiale (ce que vous pensiez devoir ou pouvoir faire) et la réalisation (ce qui arrive vraiment lors de l’exécution du projet). Dans l’exemple ci-dessus, la tâche 1 a été réalisée exactement dans les temps prévus, la tâche 2 est en avance sur le planning et est à moitié réalisée (61% pour être précis). Par contre la tâche 3 n’est pas commencée et démarrera en retard ce qui la met sur le chemin critique (elle est affichée en rouge parce qu’elle met en danger le respect de la date finale).

Plus d’information

Pour ceux qui souhaitent entrer plus avant dans les détails de ce que je n’ai fait qu’explorer ici, le site web de Microsoft contient quelques pages d’aide spécifique pour Microsoft Project 2003 qui pourront être particulièrement utiles :

• Planifications initiales (dans Création d’un plan de projet)
• Suivi de l’avancement
• Examen de l’avancement et en particulier Identifier les tâches présentant un retard sur les prévisions
• Et, plus généralement applicable à tous les projets et à tous les chefs de projets, des conseils pour les responsables de projets.